Архив форума домика "Офисное дело"

На исходящую понятно есть квитанция, а что-нибудь от входящей остается?
Я например, в журнале входящей почты, писала полный адрес отправителя и только тогда отдавала на подпись получателю. Но знаю, что самые смелые даже сохраняют конверты или их копии..

от инструкции которая утверждена в организации

например в больших организациях прописываются, какие входящие документы подлежат регистрации, как правило это только заказные письма,
конверты нужны только бухгалтерии или юридической службе, бухгалтерии только те письма, которые поступили из налоговой (крайне редко), то что касается юристов, входящая документация нужна не столько им сколько той организации откуда вышло письмо, т. к. входящий номер нужен сторонней организации, и фамилия получателя тоже нужна им.... если они неправильно передали свою информацию нам, то тем самым они дают возможность нашим юристам сделать вид что те ничего не получали...

то что касается переписки адреса в журнал... подобное в больших организация недопустимо... т. к. это отнимает очень много вашего драгоценного времени... более того вся информацию об организации (адрес телефон факс) несет в себе БЛАНК письма... а не конверт,

но если у вас шеф дуролей, то достаточно пустой конверт прикрепить к письму, опять в каких случаях это делается должно быть прописано в инструкции по делопроизводству

Иногда про всякий там этикет забываешь, лишь бы отвязались.. Не профессионально, конечно, но иногда так достанут!!!

Положила в библиотеку файл специально для таких как я :)))

но у меня любимый прием...
не давая человеку выдохнуть или вздохнуть на том конце провода...
ласковым таким голосочком

"Спасибо вам за звонок! До свидание!"
и кладу трубку...

а потом не перезванивают?

А я как автоответчик начинаю одно и тоже повторять))))

Как оформить документально переезд сотрудников в другой офис?

Вообще я смотрю часто все кочуют с места на место :)))

я рада, что не работаю в мелкой организации где подобного рода вопросы должен решать офис-менагер или секретарь. это просто ужасно отвечать за все, начиная с туалетной бумаги и заканчивая масштабными переездами:(

Поддержи свою соседку в конкурсе!!! Оставь свой голос!!!

Благодарствую тех, кто это уже сделал и кто сделает:)

Девочки хочу поделиться информацией:

Конференция состоится 8 ноября 2008 года
Время проведения 11. 00 18. 00
Место проведения Москва, бизнес-парк "АВИА PLAZA" (ул. Авиамоторная, д. 10, корп. 2)

Организатор мероприятия журнал "Секретарь. RU"
Генеральный спонсор International Paper
Официальный спонсор Комус
Спонсор Корпорация "Эконика"

В ПРОГРАММЕ КОНФЕРЕНЦИИ:

"Состояние рынка труда Административного персонала"
докладчик уточняется;
"Коммуникация с руководителем"
Светлана Дьячкова, помощник президента Корпорации "Эконика";
"Обучение помощников"
Мизиат Агбети, помощник первого заместителя председателя правления MIRAX GROUP;
"Формирование архива организации"
Юлия Задорина, заведующий канцелярией ОАО "АБ "ПУШКИНО";
"Бизнес-авиация. Организация перелетов"
Екатерина Михайлова, Директор по развитию агентства делового туризма "Альянс Авиа";
"Музыка EVENT-a"
Ирина Померанцева, директор по развитию студии специальных событий "Бумеранг";
Параллельно с конференцией будет проходить OFFICE FASHION SHOW выставка, отражающая новые тенденции офисной моды. Участники имеют уникальную возможность "вживую" познакомиться с новинками офисных товаров и услуг.

Участие в конференции БЕСПЛАТНОЕ!
Для участия вам всего лишь нужно заполнить ЗАЯВКУ.

Кому интересно пишите мне, я дам адрес где оформить заявку ))).

Девочки, проходите, расскажие в двух словах о себе - с чем пожаловали!

номер одна из новеньких

секретарствую уже 3 год. но видимо мне повезло с первым хозяином... поэтому то, что сейчас.... в общем долгая и нудная история. хотя коллектив достаточно хороший.

одна новенькая

еще - из славного города Уфа!

очень приятно.
Что повезло с первым шефом - это хорошо - не отвратило от профессии....
А то, что происходит сейчас - отрицательный опят - тоже опыт..

Добро пожаловать в наш Домик :)))

Привет!!! Я Лучик, работаю помощником руководителя. Более подробно потом

руководитель! работаю пока без помощника, который позарез нужен!)))))

на жизни вашего офиса?

Наш банк один из крупнейших. Начался у нас режим строгой экономии. В приемных больших руководителей больше нет еженедельно обновляемых цветочных композиций, запрещены загранкомандировки и прочие расходы срезаны.
Юлаго, про сокращение речи не идёт.
А у вас как дела обстоят?

и мы также оказываем услуги по предоставлению персонала и аутсорсинг бухгалтерии:

во многих компания сокращают финансовых аналитиков, да ивообще штат именно аналитических отделов..

Многие финансисты звонят консльтируются у аудиторов, как быть и что делать???

в общем-то особо сильного влияния не наблюдается, ну кроме личных разговоров и сплетен как на любой фирме..

Профессию секретаря часто называют "тупиковой". Правда, рекрутеры оговариваются: для человека с инициативой нет ничего невозможного. Так что перспектив у секретарей немало. Можно и карьеру сделать, и замуж удачно выйти. Причем необязательно за босса.

Путь первый

Суперсекретарша может и сама зарабатывать неплохие деньги. Сейчас многие компании предлагают от $1000 секретарю хотя бы с небольшим опытом работы. В среднем же представительницы этой профессии получают $2000. Но, как рассказал президент кадрового объединения "Метрополис" Валерий Поляков, самая высокооплачиваемая секретарша, которую он знает, работает на одного из российских олигархов и получает $10 тысяч в месяц.

Путь второй

Для многих студенток это - первая ступенька в карьере. Секретарь общается с различными подразделениями, в курсе всех дел компании. Плавно сменить профессию и сделать карьеру в другой области - не проблема.

Яркий пример такого взлета - гендиректор компании "Базовый элемент" (принадлежащей Олегу Дерипаске), самая влиятельная женщина-менеджер России Гульжан Молдажанова (на фото 1). В 1995 году она была научным сотрудником МГУ. Пытаясь как-то подзаработать, нанялась секретаршей с зарплатой $200 к Дерипаске. Но долго на этой должности не засиделась. Сначала стала ассистентом финдиректора, через год работала в отделе внешней торговли "Русала". А с 2005 года она возглавила "Базовый элемент".

Еще одна бывшая секретарша, резко сменившая курс, - писательница Татьяна Устинова (на фото 3). Она закончила Московский физико-технический институт, факультет аэромеханики и летательной техники. Ни дня не работала по специальности. Рано вышла замуж, родила первого ребенка. Пока сидела с ним, поняла, что в семье элементарно нечего есть, - и стала секретаршей на телевидении. Как позже призналась, начальник оказался хорошим: "Заставил работать". Поработать, пока не стала писательницей, она успела в 33 местах.

Путь третий

Есть одна известная история, которая даже описана в книге. Однажды олигарх попросил рекрутинговое агентство найти ему суперсекретаря, но... в атмосфере строжайшей тайны: человек подыскивался на замену. Встреча с подходящей кандидаткой (которая тоже шифровала место предыдущей работы) проходила в ресторане. Каково же было удивление олигарха, когда он увидел собственную секретаршу. Женщина тоже не смогла скрыть разочарования, наговорила шефу резкостей и хлопнула дверью.

Через месяц удивляться пришлось уже рекрутерам, снова искавшим секретаря для олигарха. На встречу с претенденткой пришла супруга предпринимателя: и ею оказалась... та самая бывшая секретарша. Замену ей олигарх искал, чтобы предложить руку и сердце.

Путь четвертый

Будучи секретарем известного и публичного человека, удачно можно выйти замуж не только за собственного босса, но и за тех, с кем он общается по работе. Яркий пример - Ирина (на фото 2), жена министра финансов Алексея Кудрина. В свое время она работала секретарем у Андрея Трапезникова (тогда он работал пресс-атташе Анатолия Чубайса, ныне - члена правления РАО "ЕЭС"). Выйдя замуж за Кудрина, Ирина карьеру секретаря оставила, долго работала в "ИНТЕРФАКСе". А сейчас она занимается благотворительностью n


-----

Что дарить секретарю?

В США с 1952 года празднуют свой, Международный день секретаря, - 25 апреля.

В этот день принято дарить подарки, которые не должны быть ни слишком личными, с намеком на возможную связь между боссом и секретарем, ни слишком прагматичными, как, например, пылесос к Женскому дню. Тем более что секретарями могут быть и мужчины.


-----

Птица-секретарь

Sagittarius serpentarius - получила свое название из-за 20 длинных гребешковых перьев, которые она может по желанию поднимать или опускать. Они напоминают ручки из птичьего пера, которые зачастую носили за ухом секретари.


-----

Секретарши в анекдотах

Шеф диктует секретарше электронное письмо:

- Сообщаю вам, запятая, что кредит, запятая, полученный нами у вас, запятая, в этом году мы не сможем отдать, точка... Леночка, я сказал: точка, а не двоеточие с тремя скобками:)))

Шеф дает секретарше две дискеты:
- Леночка, скопируй вот эту дискету на эту, чистую.
Через пару минут она прибегает в слезах:
- Иван Иваныч, чистую дискету ксерокс зажевал!

Что говорит с утра хорошая секретарша? "Доброе утро, шеф, ваши газеты и кофе". А что говорит секретарша отличная? "Шеф, уже утро..."


-----

Уши компании - но не язык
Анна Каледина
1. Рассчитывайте свои силы

Многие девочки мечтают о профессии секретаря. Дело понятное - работа на первый взгляд не пыльная: украшай собой приемную, отвечай на звонки и подноси шефу чай. Лично я о должности секретаря не грезила никогда, хотя побывала в этой "шкуре".

На первом курсе журфака училась на вечернем отделении. Надо было трудиться в "конторе", хоть каким-то боком относящейся к издательскому делу. Добрые родственники пристроили секретарем главного редактора издательства "Московский рабочий".

Секретарша, признаюсь, из меня была никудышная (ну не могла я понять, почему должна работать шлагбаумом у двери босса). Зато сделала кучу выводов. Для этой карьеры нужно иметь определенный склад характера. Сознательно стать тенью босса, его правой рукой, помнить о любой мелочи и всячески облегчать начальнику трудовой процесс. Если вам это не по силам - лучше откажитесь сразу.

2. Не выпячивайте сексуальность

Что греха таить, общественное мнение зачастую к секретарям несправедливо. Мол, все эти легкомысленные девицы норовят охмурить шефа. Ну да, многие, конечно, надевают юбки покороче, декольте выбирают поглубже, а макияж - поярче.

Если вы пришли на работу за карьерой, а не личной жизнью, то важно сразу себя поставить как человека серьезного. Стиль одежды уместней деловой и официальный. Небесполезно также при случае подчеркнуть, что есть у вас вторая половина (даже если нет). Многих это сразу охладит.

3. Не тратьте время на личные дела

Еще одно распространенное заблуждение. Они, мол, приложение не к шефу, а к телефонной трубке. Тут, конечно, спасибо киноискусству: вбило в сознание образ Верочки из "Служебного романа", вечно прихорашивающейся, болтающей и примеряющей обновки.

Хотите сделать карьеру секретаря, считайте Верочку антигероем. Не тратьте время на личные звонки и дела. А то грош цена вашей репутации. Приемная - проходной двор, и ваше пренебрежительное отношение к служебным обязанностям все быстро "оценят". А нужен вам ярлык болтушки и бездельницы?

4. Умейте слушать..

Как однажды сказала Джейн Фонда, офис может работать без шефа, но не без секретарши. Действительно, хороший секретарь - серый кардинал и ходячие "уши" компании. Она должна с головой погрузиться в дела офиса, участвовать в мероприятиях, общаться, знать подробности работы, да и личной жизни каждого.

Согласитесь, довольно часто, принимая решение относительно судьбы того или иного сотрудника, начальник задумывается над деталями, которые не фиксируются в отделе кадров. В том же "Служебном романе" Калугина расспрашивает Верочку о Новосельцеве - а что делать, информация нужна, у кого еще ее выведать боссу?

5. ... и не болтайте!

Важно не забывать, что секретарь - уши компании, а не ее длинный язык. Как, например, Алиса Постик из "Ищите женщину". Друг-комиссар говорил, что, если нужно будет сообщить что-то всему Парижу, он просто поделится с ней по секрету.

Обязанность секретаря - хранить конфиденциальную информацию, которую она слышит от начальника, знает из документов, которые проходят через ее руки. Информация о зарплатах, предстоящих перестановках, выболтанная на вечеринке, может, как выражаются рекрутеры, стать "поцелуем смерти"

хорошая статейка, очень мило, я секретарь с 10-летним опытом, работала у крутышек всяких....

Вот бы правда взамуш выйти помогла профессия:)))

Ирина Тинтякова - секретарь - светская львица

ну ты что издеваисси-та?)))))

Держи высокую планку! )))

Пока работала серетарем, особо никак не воспринимали, тем более мужчины!!! А стала помощником рководителя - ассоциации с секретуткой, поэтому тоже не воспринимают нормально!!! А теперь я бухгалтер :)))

Здоровско переквалифицировАлась:)))
А я и секретарь, и помощник и вообще - банк огромный и не все знают, кто я по должности... А когда работала руководителем секретариата на фирме - тож была и помощником ген директора.....

в небезысвестном журнале нашла статью... Есть у нас такие помощники?

Мне кажется, я бы не особо согласилась работать с боссом-иностранцем!!!

Скоро ужо Новый год! В основном, думаю, в ресторанах гулять бум... Но все же, может как-то по-другому у кого-то корпоративы проходят?

Все как у всех.

поедем под Владимир. Кто пить, кто... на экскурсию, кто- в сауну. При этом еще банкет и артисты

в Гостинном дворе корпоратив с участием звёзд эстрады.... но в связи с кризисом наш банк на всем экономит - не знаю, будет ли корпоратифф

А вот например, если человек 50 максимум? Какие уж тт звезды эстрды и гостинный двор? Хотя идей много можно придумать..

офис фирмы, где я работала в прошлом году, ездил в Волен на баллонах с горки кататься и на коньках - и ресторан после (там же). Говорят, клёво было (я в больничке лежала:((((

"Привет всем, вот уже 2 месяца не могу найти работу (ужас) я секретарь-референт стаж 15 лет, думала. что так легко и просто, а получилось все наоборот, стоило поднять зарплату чуть повыше звонков стало совсем минимум и все предлагают очень далеко от дома, подскажите, зарплата от 33000 руб это очень большая для профессионального секретаря"
(С)
Вы знаете, если честно, мне кажется уже не модно что-ли референтов держать? И впрям не пользуется популярностью данная должность :(

А по поводу зарпалаты, я бы за 33 не пошла бы.. Вообще копейки..

Я, например, если слышу, что это кдровое агентство, сразу от собеседования отказываюсь! Достали, если честно...

То же самое. Еще ни разу в жизни не помогли.

это не социальная служба, и помогать в трудостройстве - это не их функция. Кадровые агентсва действуют в интересах своего клиента -работодателя.

Разрешите спросить, а почему их так много? Найти работу напрямую практически невозможно.. Я еще понимаю, когда через агентство ищут аудитора или заместителя директора.. Но мы же дожились, когда и водителей и секретарей тоже в агентстве заказывают.. Это наверно просто очень выгодный бизнес!!! Что-то похожее на риэлторские услуг.. надо же как-то кому-то жить? А просто так квартиру не купишь, надо еще дать посредникам...

ничего не могу сказать, не анализировала. А почему пользуются услугами рекрутеров могу объяснить - поиск и подбор персонала - отдельный вид деятельности, и не всегда есть смысл постоянно держать в штате профессионального рекрутера-эксперта. Я не специализируюсь на сотрудниках офиса, моя специализация - печатные СМИ и редакции радио и ТВ, здесь я общепризнанный авторитет. Секретарей и персональных ассистентов мы в основном подбираем для своих крупных клиентов, с которыми работаем по другим вакансиям. И если интересная вакансия появится, буду рада вам ее предложить. Надеюсь на сотрудничество!

Недавно искала работу. Слышала достаточно много забавного, как при отказах, так и при описаниях условий работы...

"Вы нам полностью подходите, но вы выше гендиректора, ему это не нравится, он ищет кого-нибудь пониже ростом."

"Вы замужем? Нет? Плохо... Наш генеральный боится, что его кадрить начнут"

"За первый месяц работы не платят, только начиная со второго, зато когда увольняться будете - сразу за 2 месяца получите"

А что у вас было?

Прихожу в одну компанию, после недлительной беседы я поняла, что работать здесь не буду. У меня руководитель спрашивает: "В какой позиции Вы видите себя в нашей компании?". Я говорю: "В любой, лищь бы не раком!!!". Меня не поняли... даже не кричали, не возмущались, а просто сказали: "Вы нам не подходите!"

В официальной заявке указал, что директора по персоналу предпочитает Водолея.